Comment réussir l’externalisation de la paie ?
Choisir d’externaliser tout ou une partie de ses missions RH, comme l’externalisation de la paie est une décision importante. L’externalisation de la paie vise principalement à libérer les entreprises des tâches à faible valeur ajoutée. Cela leur permet de gagner du temps et d’améliorer leur productivité. Respecter certaines étapes clés est essentiel pour garantir le succès de ce projet.
Établir des objectifs clairs et précis pour votre projet d’externalisation de la paie
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise pourrait envisager l’externalisation de la paie. Afin de mieux comprendre cette décision et planifier la suite, il est essentiel de définir ces raisons.
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Commencez par vous poser ces questions :
- L’entreprise fait-elle face à des contraintes financières ? (Par exemple, optimiser les dépenses et réduire les coûts liés aux fonctions de soutien.)
- L’externalisation de la paie est-elle une réponse au départ d’un collaborateur que l’entreprise n’a pas pu remplacer ? (Manque de candidats ou manque de temps, par exemple.)
- La taille de l’entreprise lui permet-elle d’avoir un service RH pour gérer les fiches de paie ?
Il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises raisons pour choisir l’externalisation de la paie. Toutefois, pour répondre au mieux aux besoins de votre entreprise, vous devrez analyser en détail son fonctionnement ainsi que les avantages de l'externalisation de la paie pour votre entreprise.
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Définir les besoins de l’entreprise en fonction de son environnement
Plusieurs facteurs entrent en jeu pour déterminer le bon niveau d’externalisation de la paie :
- La taille de l’entreprise
- Le climat social
- La complexité des réglementations
Une entreprise habituée à gérer la paie en interne depuis longtemps peut trouver ce changement difficile. La première étape consiste souvent à externaliser les moyens informatiques. Une fois cette étape franchie avec succès, l’entreprise peut alors envisager les prochaines phases d’externalisation de la paie.
S’assurer que l’opération est réalisable
Évaluez soigneusement les processus de gestion interne, car il peut être judicieux de commencer par les simplifier. Pour ce faire, vous devez déterminer le retour sur investissement (ROI) attendu. Cela implique de comparer le coût de production de la paie en interne, le coût du projet d’externalisation et le coût récurrent de la prestation d’une solution d’externalisation. Sachez que les contrats d’externalisation de la paie durent généralement entre trois et cinq ans. N’oubliez donc pas de mesurer le ROI sur cette période.
Trouver le partenaire de confiance pour vos besoins
Après avoir franchi les trois premières étapes et pris votre décision, il est temps de trouver le prestataire idéal. Ces dernières années, de nombreux nouveaux acteurs ont émergé sur le marché français de l’externalisation RH et de la paie. Afin d’éviter les mauvaises surprises, assurez-vous de choisir le bon partenaire en posant les bonnes questions.
Du côté informatique, par exemple, vous pouvez demander s’il est possible de visiter leur salle de serveurs et d’en apprendre davantage sur leurs solutions de sauvegarde.
Pour la mise en place du projet, n’hésitez pas à demander au prestataire de vous présenter les CV de son équipe. Demandez-lui également d’expliquer la méthodologie qu’il prévoit d’adopter et de partager le planning des opérations.